Von Redaktion, Foto: Ideogram/Robert Mucha
Jeder fünfte Personalverantwortliche berichtet von gestiegener Frühfluktuation – weil das Ankommen im neuen Job zu oft dem Zufall überlassen wird. Ein neues Whitepaper des Fraunhofer HNFIZ zeigt, wie Unternehmen das ändern können.
Der erste Tag im neuen Job beginnt in vielen Unternehmen noch immer gleich: ein Schreibtisch, ein Laptop, ein Stapel Formulare. Vielleicht noch eine kurze Führung durch die Flure, Händeschütteln im Sekundentakt, Namen, die man sofort wieder vergisst. Was danach kommt, ist häufig improvisiert. Onboarding aus dem letzten Jahrtausend. Und genau hier, in dieser Lücke zwischen Vertragsunterschrift und tatsächlichem Ankommen, verlieren Unternehmen Mitarbeitende, die sie eigentlich dringend brauchen.
Wie sich das ändern lässt, damit beschäftigt sich ein neues Whitepaper der Fraunhofer-Forschungs- und Innovationszentren in Heilbronn, kurz Fraunhofer HNFIZ. Das Papier mit dem Titel „Das Onboarding in Unternehmen wirksam gestalten“ bündelt auf 25 Seiten Forschungsergebnisse, Praxistipps und konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die ihre Einarbeitungsprozesse professionalisieren wollen.
Onboarding als strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Laut einer Erhebung der Haufe-Gruppe aus dem Jahr 2024 berichten 21 Prozent der befragten Fach- und Führungskräfte von einer gestiegenen Frühfluktuation in ihren Unternehmen – also von Mitarbeitenden, die bereits während der Probezeit oder kurz danach wieder gehen. Zu den häufigsten Gründen zählen die Autorinnen und Autoren des Whitepaper unzureichende Einarbeitungsstrukturen, fehlende soziale Integration und mangelnde Betreuung durch Vorgesetzte. 28 Prozent der neuen Mitarbeitenden fühlen sich laut einer Studie der Königsteiner Gruppe aus dem Jahr 2022 von ihren Vorgesetzten vernachlässigt.
Das Forschungsteam um Caroline Raps vom Fraunhofer IAO und Prof. Dr.-Ing. Marc Rüger vom Fraunhofer IRB argumentiert deshalb, dass Onboarding weit mehr sein muss als eine organisatorische Pflichtübung. Es beginne nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern bereits mit dem sogenannten Preboarding – der Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn – und erstrecke sich über die Probezeit hinaus bis zur vollständigen Integration.
Generationenmanagement und Wissenstransfer als Schlüssel
Besonders aufschlussreich ist das Whitepaper dort, wo es den Bogen vom Onboarding zum demografischen Wandel schlägt. Bis 2036 erreichen laut den Autorinnen und Autoren 16,5 Millionen Babyboomer in Deutschland das Rentenalter. Damit droht Unternehmen ein enormer Wissensverlust, wenn Erfahrungswissen nicht rechtzeitig weitergegeben wird. Das Onboarding neuer Mitarbeitender, so die These, ist der ideale Zeitpunkt, um diesen Transfer zu organisieren.
Die Forschenden am Fraunhofer HNFIZ empfehlen dafür unter anderem sogenannte Generationen-Tandems, bei denen erfahrene und neue Mitarbeitende gezielt zusammenarbeiten. Auch Reverse Mentoring, bei dem Jüngere ihr digitales Know-how an ältere Kolleginnen und Kollegen weitergeben, wird als praxistaugliches Format vorgestellt. Das Whitepaper unterscheidet dabei zwischen explizitem Wissen – also dokumentierten Prozessen und Strukturen, die nur rund 20 Prozent des Gesamtwissens ausmachen – und implizitem Wissen, das in Erfahrungen, Routinen und informellen Netzwerken steckt und etwa 80 Prozent umfasst.
Konkrete Praxistipps: Vom Willkommenspaket bis zum Kaffee-Roulette
Wer nach der Lektüre des Whitepaper konkrete Maßnahmen sucht, wird fündig. Die Autorinnen und Autoren schlagen unter anderem Willkommenspakete mit Fotos wichtiger Kontaktpersonen vor, ein Mentorenprogramm mit Betreuenden außerhalb der eigenen Abteilung sowie ein sogenanntes Kaffee-Roulette, das informellen Austausch zwischen neuen und bestehenden Teammitgliedern fördern soll. Auch regelmäßige Frage-und-Antwort-Runden mit der Geschäftsführung – im Whitepaper „Geschäftsführung unplugged“ genannt – gehören zu den empfohlenen Formaten.
Darüber hinaus betont das Papier die Rolle der Führungskräfte, die laut den Forschenden eine zentrale Verantwortung für die psychologische Sicherheit neuer Mitarbeitender tragen. Wertschätzung, klare Kommunikation und regelmäßige Feedbackgespräche von Beginn an seien entscheidend dafür, ob der Einstieg gelinge.
Fraunhofer HNFIZ: Forschung für die Arbeitswelt von morgen
Das Whitepaper steht kostenlos auf der Publikationsplattform Publica des Fraunhofer-Instituts zum Download bereit. Es ist Teil der Forschungsarbeit am Fraunhofer HNFIZ, das seit seiner Gründung am Heilbronner Bildungscampus anwendungsnahe Forschung zu Themen wie Transformation, Innovation und Arbeitsgestaltung betreibt. Die dort angesiedelten Fraunhofer-Institute IAO und IRB verbinden wissenschaftliche Erkenntnisse mit der betrieblichen Praxis – und liefern damit Impulse, die weit über die Region hinausreichen.
Oder, um es auf den Punkt zu bringen: Wer den ersten Eindruck dem Zufall überlässt, riskiert, dass es auch der letzte ist.